NOCIONES DE COSTOS EN ODONTOLOGÍA

 Antônio Inácio Ribeiro (*)

 

INTRODUCCION

Su importancia en la administración del consultorio se desprende del hecho de ser un factor determinante del resultado financiero de la clínica odontológica (el otro es el lucro). Todos nosotros nos inclinamos, casi como una inercia de movimiento, a variar (aumentando, siempre) los costos en la medida en que aumentan los ingresos. Hay que dimensionar proporcional y prioritariamente los costos de tal forma que no tengamos compromiso del resultado líquido.

A nivel de consultorio, que es una organización pequeña en sí tratando de la composición de costos, la regla básica es que el profesional conozca y controle los items que generan su costo. El simple hecho de conocer todos los factores generadores, tenerlos por escrito y acompañar sus variaciones, ya es buen procedimiento en el control de los costos. Es importante también que los clasifique y califique, atribuyendo y ordenando su importancia y necesidad. Los costos, de una manera general, pueden ser fijos o variables.

 

COSTOS FIJOS

Son aquellos que no dependen del funcionamiento o generación

de ingresos, trabajando o estando de vacaciones, percibiendo mucho o poco por su trabajo, ellos son obligatorios. Son costos difíciles de ser modificados de inmediato, pues normalmente son contraídos a medio y largo plazo.

Entre los costos fijos de un consultorio, podemos destacar a título de ejemplos: alquiler o amortización del inmueble; salario y cargas sociales consecuentes; impuestos (no variables, del tipo inmobiliario); depreciación de equipos y aparatos y sus costos de manutención; contribuciones obligatorias a órganos del área (Colegio profesional y Sindicato); las tasas mínimas de teléfonos, agua y electricidad, como ejemplos más importantes. Normalmente algunos costos fijos son los mayores; implican al profesional compromisos mayores, como la compra de una oficina o casa, cambio del equipo, adquisición de una computadora. Además de ser los costos más altos, no pueden ser registrados en el libro caja como gasto. Por la legislación sólo pueden ser amortizados al porcentual de 10 % al año. En caso de aumento de productividad, ellos permanecen constantes, como podemos observar en el ejemplo que será presentado.

Su característica es la disminución en la participación porcentual a medida que los ingresos aumentan, por la constancia de los valores del costo fijo.

 

COSTOS VARIABLES

Son los que cambian en función de la productividad. Cuanto más el profesional trabaja, tanto mayores serán. Por otro lado ellos pueden ser modificados con mayor facilidad, a diferencia de los costos fijos, y programados por períodos o plazos más cortos.

En los costos variables de un consultorio o clínica, entre otros, podemos enumerar los siguientes: gastos con materiales odontológicos en general, servicios de prótesis, impresos, material de limpieza y de oficina, variaciones en el uso del teléfono, en el consumo de energía, etc.

Por lo general, comparados a los costos fijos, en condiciones normales, los costos variables son menores. Podemos ejemplificar su variación de acuerdo con la productividad.

Algunos, por su participación porcentual irrelevante, no necesitan ser objeto de mayores atenciones. Por ejemplo, material de limpieza. Otros, de acuerdo con el tipo de servicio, deben ser objeto de un cuidado mayor. Es el caso de los costos de prótesis, que pueden ultrapasar el 10 %.

Deben merecer atención especial aquéllos que puedan significar una importante participación porcentual, como por ejemplo: impuesto de renta, que pueden variar entre 20 y 30 % o más; intereses de créditos, cheque especial o tarjeta de crédito, que igualmente pueden oscilar en tasas por encima del 10 %.

 

PUNTO DE EQUILIBRIO

Es el momento en el que, durante un período (por ejemplo, un mes), los ingresos se equilibran con los gastos. A partir de ahí, el profesional pasa a tener lucro. Para que el Cirujano Dentista conozca el punto de equilibrio de su consultorio, necesita tener dominio sobre los valores de costo, tanto fijos como variables, del período. En consultorios pequeños y de ingresos no muy elevados, el punto de equilibrio es fácilmente alcanzado y no                                           requiere muchos cálculos para ser determinado. En las clínicas con mayor número de personal, alquiler, prótesis, asistentes, materiales y otros gastos grandes el punto de equilibrio pasa a tener un significado mayor, debiendo ser objeto de acompañamiento sistemático. Como la Odontología es una prestación de servicios y los globales no son muy importantes, gran parte de los Cirujanos Dentistas no prestan mucha atención al punto de equilibrio.

 

BALANCE

Es una modalidad simple y segura del profesional para tener mensualmente conocimiento de la parte financiera de su clínica o consultorio.

Para su elaboración simple, bastan dos componentes: activo y pasivo. Para mejor comprensión, explicaremos cómo están compuestos, de forma simple, cada uno de los dos. A través de una planilla el profesional, con datos del libro caja, puede fácilmente evaluar con seguridad su situación en determinado momento o período.

  

LIBRO CAJA

Es importante tener el libro caja, ya sea registrado o aún en el caso de que el profesional haya optado por no registrarlo, como lo permite la legislación. Puede ser útil, no solamente por las variaciones de costo, sino también por las oscilaciones de los ingresos.

Cuando el volumen de lanzamientos sea pequeño, su registro puede ser fácilmente ejecutado por el auxiliar. Cuando el movimiento de lanzamientos sea mayor se recomienda buscar el auxilio de un contador. Los buenos profesionales no deben renunciar al libro caja como forma de control de su movimiento.

 

CONTROL DE COSTOS

El simple hecho de acompañar y anotar los gastos ya es una forma de disminuir los costos. El acto de organizar los gastos es, por sí solo, ante el personal auxiliar y ante sí mismo, una manera de disciplinar y minimizar los costos.

Controlar las existencias de materiales es una tarea que puede ser simple. Se compran fichas de control de existencias en una librería. Se abre una ficha para cada material que tiene consumo sistemático y en mayor escala. Se lanza la fecha de la compra, del uso y de su término. Una alternativa para las fichas de control en clínicas de menor movimiento o bajo consumo de material es adquirir el hábito de practicar la anotación de todos los materiales de mayor consumo, en la caja o en la etiqueta del envase, la fecha de su compra y/o el inicio de su utilización.

Esta información podrá ser complementada con la anotación del precio pagado por el mismo. Si el empleado codifica las compras con la colocación de las cajas y envases de los productos que terminaron, en su cajón o lugar apropiado, al hacer el nuevo pedido tendrá idea de la variación en el precio si lo hubiere y, de acuerdo con el aumento, buscar otro proveedor y precio menor. Son prácticas simples que dependen exclusivamente de adquirir hábitos, además de controlar y motivar a la persona encargada de hacerlo. Con seguridad estas pequeñas iniciativas generan economías y control de costos.

El hábito de tener una caja de reserva de todos los materiales evita la necesidad de hacer un pedido con urgencia o a veces tener que buscar determinado material, generando un costo adicional; es un ejemplo simple de cómo se pueden reducir costos, sin generar gastos adicionales.

El control y organización de las cuentas impagas debe estar en archivo propio (lo ideal para CD es aquel del tipo acordeón con numeración de 1 a 31). Toda mercadería o servicio debe tener su nota fiscal colocada en el archivo de pago. En el momento de la llegada de la factura para pago, se retira la nota fiscal y se la coloca en su lugar. Este es otro ejemplo de cómo es simple controlar costos en un consultorio o clínica odontológica. Su descontrol genera multas e intereses, que aumentan innecesariamente los costos y, algunas veces, pueden perjudicar la imagen del profesional.

La compra de equipos y aparatos con seguridad es beneficiosa para un profesional. La decisión del momento correcto para comprar un aparato, cambiar el equipo o comprar otra sala, puede evitar gastos adicionales como exceso de costos financieros en su adquisición, en el caso de compra a plazo, ya que es sabido que con el dinero en la mano, no solo se consigue negociar mejor, sino que se logra siempre mejores precios (y menores costos).

Existe la alternativa de alquilar una de las salas de la clínica (hiperdimensionada momentáneamente en su área) a un fonoaudiólogo, psicólogo, otorrino u oftalmólogo que puede significar además una reducción de costos y una estrategia de marketing para generar una nueva afluencia de público a la clínica, de un área relacionada y que no interfiera. La alternativa de alquiler de una sala complementaria, provisionalmente, en virtud de la necesidad de espacio e imposibilidad de cambio en el momento, puede ser un error de planificación, generando costos extras (administración del alquiler, tasa mínima de agua, cloaca y energía eléctrica, expensas comunes, etc) y un impedimento para la mudanza definitiva en función de las diferencias de fechas para término del contrato.

El mejor aprovechamiento del horario disponible por medio de un servicio más racionalizado, usando profesionales de especialidades necesariamente complementarias al trabajo odontológico (endo, perio, orto) en alternación de horas ociosas de un equipo y el uso de personal auxiliar calificado (THD, por ejemplo), genera un ingreso mayor y, por consiguiente, disminuye los costos como vemos en su composición.

Pagando en día los costos sociales (APORTES JUBILATORIOS, IMPUESTO DE RENTA, etc.) evitando multas e intereses, el profesional está achicando costos, porque, en el caso de aportes efectuados con atraso, normalmente, se provoca la presencia de una inspección, acarreando pérdida de tiempo y nuevas multas. Las obligaciones sociales, por la proporción que representan en el salario bruto, también son importantes en la composición de los costos y muchas veces olvidados.

En síntesis, todo costo bien administrado es pequeño en prestación de servicio y no compromete el resultado líquido. Un costo que no es muy utilizado por el Cirujano Dentista y que, en los tiempos modernos, ha tenido vital imponrtancia en el resultado de otros negocios, es la propaganda; por entender que la propaganda es una inversión que trae retorno y que genera aumentos de facturación, lo que ayuda a disminuir los costos variables.

 

EVITANDO PERJUICIOS

Idea práctica para un costo de pequeña monta y resultados preventivos en cuanto a pérdidas por falta de pago, es contactar entre sus clientes o amigos uno que tenga comercio y esté vinculado a la Asociación Comercial para que, en los casos de presupuestos de alto valor, con clientes desconocidos y que estén solicitando pagos en cuotas, pedir a éste para que consulte el SPC (Servicio de Protección al Crédito), verificando si pesa sobre dicho candidato a cliente alguna interdicción (o sea, que debe algo en la plaza). Esta camaradería puede favorecer el intercambio de gentilezas y ventajas especiales cuando se trate de algún presupuesto de amigos o familiares de aquel que de vez en cuando hace la gentileza. Otra alternativa, ante la imposibilidad de lo arriba mencionado, es contactar el gerente de su cuenta en el banco y, munido del CUIT del candidato a paciente, consultar si éste no está incluido en el registro de los que han emitido de cheques sin fondo. Tener cuidado de no mencionar las fuentes al

comentar con el nuevo paciente, ya que se tratan de consultas reservadas. En la eventualidad del cliente tener situación negativa, exponer simplemente que por tratarse de cliente nuevo el pago tendrá que ser efectuado al contado.

 

(*) Doctorado en Marketing por la ULR – España, MBA en Marketing por el ISAE de la Fundación Getúlio Vargas, Especialista en Marketing por la PUC – PR, Post-graduado en Marketing por la ADVB – SP, Administrador por la Universidad Mackenzie – SP, autor de 25 libros, teniendo ya publicados más de 700 artículos y columnas, siendo 200 en Brasil y 500 en el exterior, realizador de más de 200 cursos, clases y exposiciones.

   

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